Gestão de Projetos – O que é e para que serve?

É comum ainda nos depararmos com dúvidas sobre o que é a gestão de projeto e para que ela serve. Você certamente já ouviu falar sobre gerenciamento de projetos, administração de projetos e outros termos afins, mas será que sabe do que efetivamente se tratam?

O que é e para que serve um projeto?

De fato, esse é um termo bastante amplo e pode ser aplicado em várias situações. Mas no nosso caso, em ambientes corporativos, existe uma definição bem específica.

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”.

Um projeto difere de uma operação por ser temporário, ou seja, possui começo, meio e fim (diferentemente da operação, que é contínua). Assim, um projeto pode ser a construção de uma casa, o desenvolvimento de um software, a criação de um móvel sob medida, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, entre outros.

Resumidamente, as características do projeto são:

  • Tem prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário;
  • Deve ser planejado, executado e controlado;
    • Entrega produtos, serviços ou resultados exclusivos;
    • É desenvolvido por etapas e tem evolução progressiva;
    • Envolve uma equipe de profissionais;
    • Tem recursos limitados.

Como é o ciclo de vida de um projeto?

Iniciação

O objetivo desta fase é dar uma clara indicação dos impactos e benefícios esperados que se espera que o projeto produza.

Nessa primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto.

Um bom exemplo de documento que se usa nessa fase é o termo de abertura. A elaboração deste documento assegura com que os tópicos principais como necessidades e objetivos estejam completamente definidos, entendidos e aceitos por todos os envolvidos.

Planejamento

Nesta fase busca-se o refinamento dos objetivos do projeto e detalhamento do melhor caminho para alcançá-los.

É a fase responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo cronogramas, interdependências entre atividades, alocações dos recursos envolvidos, análise de custos etc.

Um planejamento bem desenvolvido e administrado com habilidade constitui fator determinante para o sucesso do projeto.

Execução

Aqui executa-se o trabalho planejado. A fase de Execução envolve a coordenação das pessoas e dos recursos, além da integração e realização das atividades do projeto de acordo com o Plano Geral do Projeto.

Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o cumprimento do que foi planejado.

Deve estar claro que, na execução, o gerente de projetos exerce o acompanhamento das atividades em comparação com os trabalhos realizados durante o planejamento. O GP é responsável pela supervisão da força de trabalho, por fornecer aos funcionários os recursos necessários e por manter a equipe informada sobre o andamento do projeto.

É comum que nessa fase ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar.

Monitoramento e controle

A fase de Monitoramento e Controle serve para observar o andamento do projeto, de forma que problemas porventura existentes sejam identificados no momento adequado e adotadas ações corretivas, quando necessário, para controlar a execução do projeto. Tem como principal benefício acompanhar o desempenho do projeto, passando este a ser observado e medido regularmente para identificar variações em relação ao Plano do Projeto.

O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado.

Essa etapa lida apenas com a comparação do desempenho e do progresso em contraste com o plano, avaliando a necessidade de alterações diversas no projeto. Na fase de monitoramento deve-se ajustar o processo continuo da equipe.

Encerramento

Na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão do projeto e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros. Dentre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento do projeto, isentando a empresa de responsabilidade futuras) e o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros projetos similares).

Então o que é a gestão de projeto?

Gestão de Projetos “é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso”. Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto envolve todas as etapas apresentadas, do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.

Não é à toa que cada vez mais empresas estão investindo em gerenciamento de projetos, seja ministrando treinamentos aos colaboradores, incentivando sua participação em eventos sobre o tema, patrocinando especializações na área ou mesmo contratando consultorias especializadas no assunto.

Realizar um gerenciamento eficiente dos projetos, mais que um importante diferencial competitivo, significa tornar a empresa mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.

De fato, são os projetos que viabilizam o alcance dos objetivos das empresas. E como o ambiente de negócios é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem criar, inovar, inventar e desenvolver. Esses esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com gerenciamento adequado.